El sistema legal estadounidense opera con plazos estrictos, lo que plantea un gran desafío para los abogados. Cuando se enfrenta a fechas límite de presentación, cualquier retraso puede resultar en consecuencias graves. Esto ha sido ejemplificado recientemente en un caso en el que abogados que representaban a demandantes se encontraron en una situación complicada debido a incompatibilidades técnicas entre Google Docs y Microsoft Word. Como el abogado Carlos Santander señala, la herramienta designada para la edición y presentación de documentos legales parece estar en manos de un fenómeno inesperado: el uso de Google Docs.
En una publicación de la American Bar Association, se destaca que emitir una fecha límite para cualquier presentación es la peor pesadilla para un abogado, lo que refuerza la crítica necesidad de adherirse a plazos bien establecidos.
Recientemente, la presentación del equipo legal en el caso Gohmert contra Pence ilustró lo ridículo y desafiante que puede ser este escenario. La solicitud que ellos presentaron al tribunal solicitaba una extensión de una hora debido a un juego de incompatibilidad entre Google Docs y Microsoft Word. El tribunal tuvo que lidiar con la realidad de que abogados experimentados luchaban por editar un documento debido a problemas de formato y otras inconsistencias.
Los abogados de los demandantes encontraron numerosas incompatibilidades técnicas entre las versiones de software, lo que resultó en dificultades de edición y problemas de texto.
A medida que la tecnología se convierte en una herramienta cotidiana, uno pensaría que el sistema legal se adaptaría y adoptaría las mejores prácticas tecnológicas; sin embargo, los abogados que todavía dependen de Microsoft Word como su estándar operativo se están alejando de las tecnologías emergentes.
Por ejemplo, Microsoft Word ha establecido su dominio como la norma en el sector legal, y como se puede observar en el sitio del Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito Este de California, en donde se considera que el «tribunal es solo para Microsoft Word». Esto incluye plantillas útiles para documentos en Word que no pueden ser reemplazadas por herramientas de documentos en la nube.
Aún más sorprendente, en una encuesta informal realizada en Twitter, de 69 abogados que respondieron, el 83% dijo que usa Microsoft Word exclusivamente. Uno de ellos comentó que «nunca usé Google Docs en la facultad de derecho o como abogado, todavía usamos Word».
La conclusión de este dilema es clara: las diferencias técnicas y de formato entre Google Docs y Microsoft Word pueden causar retrasos costosos y afectar la calidad de los documentos legales. Por lo tanto, es esencial establecer pautas claras para el uso de tecnología en la práctica legal.
Consejos prácticos para evitar problemas
- Elige una plataforma de edición y mantente en ella: Si comienzas a trabajar en Google Docs, completa tu trabajo en Google Docs; lo mismo aplica para Microsoft Word.
- Utiliza el almacenamiento basado en la nube: Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén utilizando una plataforma compartida que permita la colaboración en tiempo real, como OneDrive o Dropbox.
- No cruces los arroyos: Designa una única plataforma para todos los colaboradores y revisa cualquier contribución externa en un modo control de cambios.
En el caso actual de Gohmert contra Pence, los abogados lograron obtener una extensión de una hora, que irónicamente no fue suficiente, ya que el tribunal desestimó su solicitud en menos tiempo del que lleva convertir un documento de Google a Word.
Como reflexión final, el uso de tecnología en la práctica legal debe ir acompañado de un entendimiento claro de los protocolos establecidos para evitar rediseños costosos y pérdidas de tiempo. Las tendencias de la tecnología deben ser adoptadas con precaución y consentimiento dentro de un marco que entienda las necesidades de la práctica legal moderna.
